CÁCH QUÉT MÃ VẠCH SẢN PHẨM TỒN KHO HIỆU QUẢ TRÁNH THẤT THOÁT

Quản lý hàng hóa đóng vai trò quan trọng trong sự tồn tại của mọi doanh nghiệp và cửa hàng. Một phương pháp hiệu quả để thực hiện quản lý kho là sử dụng hệ thống mã vạch. Hãy cùng Delfi khám phá những ưu điểm của việc quản lý kho bằng mã vạch và cách quét mã vạch sản phẩm một cách linh hoạt trong lĩnh vực kinh doanh!

1. Tại sao cần quản lý kho bằng mã vạch?

• Giảm chi phí hoạt động của doanh nghiệp, đồng thời tăng cường hiệu suất kinh doanh
• Nâng cao sức cạnh tranh trên thị trường thông qua việc linh hoạt đáp ứng nhanh chóng các yêu cầu của khách hàng và giảm chi phí sản xuất
• Hiểu rõ tình trạng tồn kho, quản lý chặt chẽ tuổi thọ của hàng tồn kho để định hình chiến lược kinh doanh hiệu quả
• Giảm đến 90% tổn thất do việc giữ hàng quá lâu và giảm giá bán
• Hỗ trợ quyết định về nhập hàng và sản xuất mới một cách hiệu quả
• Đáp ứng nhanh chóng mọi đơn đặt hàng từ khách hàng
• Loại bỏ hoàn toàn khả năng xuất nhập nhầm hàng thông qua sự chính xác của hệ thống mã vạch
• Giảm đến 50% thời gian thực hiện các công việc và nhập liệu tại kho
• Hệ thống mã vạch xác định chính xác và nhanh chóng các thông tin về giá cả và các đặc điểm của sản phẩm, giúp tăng tốc quá trình quản lý và giao nhận hàng hóa.

2. Ứng dụng  cách quét mã vạch sản phẩm trong quản lý kho

Bằng cách sử dụng phương pháp tạo mã vạch như trên để theo dõi nguồn gốc của sản phẩm, có thể áp dụng hai lựa chọn nhãn như sau:

Trường hợp 1: Mỗi sản phẩm hoặc bộ sản phẩm sẽ được gán một mã vạch duy nhất. Mã sản phẩm này sẽ bao gồm thông tin về lô sản xuất, loại sản phẩm và mỗi sản phẩm cụ thể trong cùng loại sẽ được đánh số seri theo thứ tự tăng dần. Mặc dù có thể làm tăng đáng kể số lượng mã cần quản lý, nhưng phương pháp này mang lại khả năng tra cứu nguồn gốc sản phẩm một cách chính xác.

Trường hợp 2: Các sản phẩm cùng loại trong một lô hàng sẽ chia sẻ cùng một mã vạch. Mã này sẽ phân biệt giữa các lô hàng và loại sản phẩm. Tuy phương pháp này vẫn giữ thông tin về sản phẩm, nhưng nó sẽ liên kết với cả một lô hàng cụ thể. Trong trường hợp lô hàng không được xuất hết hoặc xuất cho hai khách hàng khác nhau, khả năng phân biệt sản phẩm phân phối cho từng khách hàng sẽ bị hạn chế.

Hầu hết các nhà sản xuất hoặc nhà cung cấp hiện nay thường sử dụng phương pháp thứ nhất. Tuy nhiên, điều này đôi khi gây ra khó khăn trong quản lý mã vạch do số lượng seri lớn.

3. Cách quét mã vạch sản phẩm hiệu quả

Trong quản lý kho hàng, chúng ta thường đối mặt với hai trường hợp chính: sản phẩm đã được mã hóa và sản phẩm chưa có mã vạch. Khi thực hiện việc tổ chức kho, đối với sản phẩm không có mã vạch, người quản lý có thể tự tạo mã vạch phù hợp và sử dụng máy in mã vạch để in chúng. Việc lựa chọn loại máy in phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể, với sự chú ý đến tính hiệu quả chi phí.

>> Tham khảo Các dòng máy in mã vạch tại Delfi

Mã vạch sau đó sẽ được in lên giấy decal và áp dụng lên sản phẩm. Quy trình này thường xuyên thực hiện tại giai đoạn xuất xưởng để đánh dấu sản phẩm cho quá trình nhập kho thành phẩm hoặc có thể được thực hiện khi sản phẩm đã hoàn thành và đang chờ xuất xưởng hoặc trưng bày trên giá kệ.

3.1 Quy trình nhập kho

Nhân viên nhập kho sử dụng máy quét mã vạch để quét các mã trên lô hàng mới nhập. Những thông tin quét được sẽ tự động nhập vào phần mềm, tạo ra phiếu nhập kho với đầy đủ thông tin quản lý liên quan đến lô hàng. Từ đây, việc quản lý sản phẩm sẽ được thực hiện dựa trên các mã vạch tương ứng.

>> Tham khảo: 5+ PHẦN MỀM XUẤT NHẬP KHO ĐƠN GIẢN MÀ DOANH NGHIỆP KHÔNG THỂ BỎ QUA

3.2 Quy trình xuất kho

Tương tự như quy trình xuất kho, nhân viên có thể tạo phiếu xuất kho dựa trên phiếu nhập bằng cách sử dụng thiết bị đọc mã vạch. Bằng cách lần lượt quét mã vạch trên lô hàng xuất bán, họ có thể thuận tiện truy xuất nguồn gốc sản phẩm trong tương lai. Khi hàng xuất kho, các thông tin như ngày xuất, người nhận, mã đơn đặt hàng,... sẽ được tự động ghi vào hệ thống.

Sự áp dụng quản lý mã vạch và sử dụng máy quét mã trong quá trình bán hàng sẽ làm thay đổi hoàn toàn cách thức bán hàng truyền thống. Giải pháp này đem lại sự tiện lợi trong quá trình bán và mua. Việc sử dụng máy quét mã giúp nhân viên bán hàng hoạt động nhanh chóng hơn, đồng thời giúp chủ cửa hàng quản lý doanh số bán hàng hiệu quả hơn. Quyết định về xuất - nhập và giải phóng hàng tồn kho có thể được đưa ra chỉ trong một cú click chuột.

>> Tham khảo: HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ XUẤT NHẬP KHO BẰNG EXCEL CHI TIẾT NHẤT

3.3 Quy trình kiểm kho

Trước đây, quy trình kiểm kê kho chủ yếu dựa vào phương pháp đếm và ghi chép chỉ số vào bảng excel hoặc sổ sách. Việc này thường mất nhiều ngày để hoàn thành và kết quả không luôn đảm bảo độ chính xác.

Bằng cách sử dụng phần mềm và triển khai kiểm kê kho thông qua mã vạch, công tác này trở nên nhanh chóng, tiện lợi và độ chính xác cao. Nhân viên chỉ cần quét mã vạch trên tất cả sản phẩm trong kho, sau đó kết nối thiết bị đọc mã vạch với máy tính để tải dữ liệu về, phục vụ cho quá trình xử lý.

Sau khi thu thập dữ liệu, chương trình sẽ tạo báo cáo về số lượng thực tế trong kho và so sánh với số liệu đang được quản lý trên máy tính. Đồng thời, nó cũng cho phép cập nhật lại dữ liệu thực tế này một cách linh hoạt.

Với tích hợp và hỗ trợ mạnh mẽ trong hệ thống quản lý kinh doanh, việc sử dụng mã vạch giúp giảm bớt công đoạn nhập liệu, đồng thời giảm thiểu nguy cơ nhầm lẫn trong các hoạt động kinh doanh. Hãy áp dụng hệ thống quản lý hàng hóa thông qua mã vạch cho cửa hàng của bạn ngay hôm nay và trải nghiệm sự hiệu quả!

CÔNG TY TNHH TECHNOLOGIES DELFI VIỆT NAM

Email : Info@delfi.com.vn

Hotline : 0948 490 070